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如何综述第9次中日企业档案学术论文交流会

 2004年9月,中国档案学会主办的第9次 “中日企业档案学术交流会”在北京、济南举行。这次学术交流会的主题是:“企业文件的数字化与档案工作的对应”。9月14日第一场交流会在清华大学举行。中国档案学会常务理事、北京市档案局馆副局馆长姜之茂主持会议, 中国档案学会副理事长兼秘书长王信功和日本企业史料协议会代表团团长金泽勇二分别在会上致辞,中日双方有5位代表在会上宣读了论文。


      9月18日第二场交流会在山东省档案局举行。王信功主持了会议,中国档案学会理事、山东省档案局馆局馆长张奎明和日本企业史料协议会代表团副团长庄谷邦幸分别在会上致辞。在第二场交流会上中日双方共有4位代表宣读了论文。交流会期间,国家档案局局长毛福民在北京会见并设宴招待了日本企业史料协议会代表团全体成员。 1993年开始开展学术交流至今已有11年了。本次学术论文交流会主要特点表现在以下3个方面:一是主题突出。与会中日档案学者专家围绕会议主题从科技进步和数字化技术发展的新的视角来探讨档案工作应采取的对策。众所周知,中国经济建设的发展有力地推动了民营企业并使其逐步成为我国经济建设的重要组成部分,民营企业的档案管理是我们目前正在研究和探讨的一个热点问题。随着改革的不断深入和产业结构的调整,企业档案信息化建设有了长足的进步,一些大中型国有企业或合资企业大部分都建立了数字化档案馆、室,在企业内已基本上实现了无纸化办公。对企业数字化文件的收集、管理是目前各企业正在探讨的主要问题之一。


      在日本,私有企业已有很长的发展历史,积累了丰富的管理经验和方法,由于计算机的使用和普及,日本企业在生产过程中产生的数字化文件如何收集、管理已成为一个新的研究课题。通过交流与会者一致认为,这次交流会确定的主题,使中日双方有机会从档案文件的数字化管理方面互相学习对方先进的管理方法,并针对中日双方在数字化过程中遇到的问题,共同寻找应对方案,推动中日双方企业档案工作的发展。二是气氛热烈。这次交流会在总结了前8次学术交流的基础上对学术交流的形式作了改变,即提前将双方论文翻译出来发到与会代表手中,在交流会上论文作者只做10分钟的发言,尔后发言人同与会者进行面对面的交流。这样既增加了论文的交流数量,也为与会代表相互提问留出了时间,与会代表在对作者的论文阅读研究后提出来的问题也就更加有针对性,从而使现场学术气氛更加热烈、浓厚。三是增进友谊。这次到中国参加“中日企业档案学会交流会”的日本企业史料协议会代表团一行9人,除2人以前曾多次到中国参观访问外,其他7人均是首次来华,他们希望通过这次访问能够更多地了解中国、了解中国经济发展和人文情况。代表团成员到中国之前已对中国的经济发展做了很多了解,但当他们到中国参观访问之后,还是为中国企业发展的速度之快感到震惊。


      中日双方在学术交流活动中加深了解、增进友谊,为顺利开展档案学术研究奠定了良好的感情基础。在这次学术交流会上中日双方共提交了9 篇学术论文,其中日方4篇、中方5篇。在日方提交的4篇论文发表中分别对本企业的发展规模作了简要介绍,并且用在实际工作中所遇到的问题及对策来阐述对数字化文件、档案保存的不同观点和认识。日本特种制纸株式会社的中野修和日本经营史研究所入野弘道的论文着重强调在数字化的时代作为档案保管仍应保留一部分纸质档案。中野修在他的论文《日本纸质资料的保存与利用对策》对公司的生产状况和纸张的研发工作及日本国内纸制品的使用情况做了比较详细的阐述。他认为:在研究开发部门和生产部门将实物信息和重要资料保管好、利用好是非常重要的事情。作为纸质生产的特征,与其它产业相比,技术革新比较少、实物发挥的作用比较多,不一定什么都电子化。


      日本经营史研究所入野弘道的论文《企业档案的数字化与保存课题》,从公司电子文件保管数字化过程的实际状况,从档案电子信息共享,以及防止企业秘密的泄露和不正当使用、个人信息保护等不同立场和角度分析其利弊后阐明了个人的观点:企业对于电子文件的保存结果从“留下原件”,逐渐变成了“留下内容”,作为档案只有完整地留下文件形成的过程,生成个性与其它事物的关联记录等周边信息,才能真正使其成为丰富的历史证人。从这个意义上说,对比现在的硬件、软件技术以及利用水平, 不能忽视纸质信息的作用。日本花王株式会社企业文化信息部企业史料编辑室的上田和夫的论文《企业内电子文件资料的收集与保存》,主要阐述了企业内电子文件的收集、保存现状以及今后应对电子文件的收集、保存所采取的对策。


      他在论文中指出:现在企业内设置了电子网络系统,企业内的公开信息几乎都通过这个网络进行发布、传递,企业编纂室从这些信息中将重要的信息下载印刷, 保存起来,同时输入到企业大事记的总数据库档案学中,以便今后企业史、大事记的编写以及应对企业内外的咨询。对在企业网不能公开的电子文件资料的收集、保管还存在着很多问题。上田和夫在文中对收集保存这部分材料所采取的一些应对方式方法作了简要介绍。日本富士胶片株式会社的金泽勇二的论文《富士胶片株式会社的档案文件数字化管理》, 通过对档案论文发表保存的不同载体的性能、特点进行对比后提出自己的观点。他指出,电子文件与传统媒体的融合,如果实现电子数据与缩微品互补,各自的特长就能发挥出来。利用信息咨询、电子文件与传统媒体的融合建立合成系统。


      在信息的记录和保存上。长期以来都是使用传统的纸质文件,由于互联网络和电子邮件等方便使用手段的出现,像过去那样仅使用一种记录媒体已经不能做到使保存和利用都能兼顾了,今后的思维方式是发挥纸张、电子、缩微品各自的特长,以便更好地实现信息的完整和方便利用功能。中方提交的论文着重对档案馆保存的档案进行数字化,提高档案的利用效率等问题进行了较系统的论述。中建一局(集团)有限公司尤完《中建一局档案一体化的现状与发展方向探讨》指出,企业的快速发展迫切需要与档案管理同步,企业文档一体化建设的目标就是要通过利用IT技术规范集成和共享档案信息,提高效率、降低成本,全面提高企业管理水平。中建一局有限公司将企业文档一体化系统构架为3 个子模块:档案信息采集模块、综合管理模块、集合利用模块,并对“文档一体化”的功能和预期效果分别做了介绍。


      山东省通信公司档案馆的论文《勇攀高峰争作档案信息化潮头的一面旗帜———记山东省通信档案数字化建设》指出,山东省通信公司档案馆实现了电子文件的网上接收、鉴定、分类、归档、装盒、编目和电子档案的网上借阅等。档案数字化的实现使该公司的工作变被动为主动,较好地为企业各项管理工作服务。在数字化管理方面实现了很大突破:一是做到电子文件“随办随归档”,真正做到“文档一体化”和“文件级检索服务”;二是电子档案网上借阅过程的实时监控;三是分公司目录上报、年报管理等的网络化和档案检索编目的系统化。此外,该文还对企业数字化档案管理的安全性作了具体的介绍。


      清华大学档案馆朱俊鹏的论文《浅谈高校馆藏档案数字化》,结合自己工作实践,探讨了在高校档案馆中如何利用现有的条件加快档案馆数字化建设的进程。该文指出,对高校党、政机关在工作中形成的有保存价值的文字、图表、录像和在网上发布、处理的电子文件接收进馆后,要根据自己的馆藏情况制定相应的数字化计划,确定需要进行数字化档案范围后分轻重缓急,分阶段、分层次、分步骤进行。对不同的档案形式和内容采取不同的数字化方式。此外该文还对数字化档案的安全等问题作了探讨。西安飞机工业(集团)公司王黎明的论文《论航空制造业档案信息化发展趋势》,强调航空管理部门应积极介入航空制造业信息化,积极推动文件管理信息化向前发展,提高档案管理人员的业务素养、拓展档案业务职能,从管理传统的静态档案资源逐步开展全面管理企业的动态信息资源,初步建成以信息资源为已任的制造业数据管理中心。山东省电力集团公司档案馆的论文《企业信息化建设与档案现代化管理》,对如何使快速发展的企业信息化建设与档案现代化管理相结合,如何提高管理的效率、服务质量以及实现手段和方法进行了阐述。


      学术交流会期间,日本企业史料协议会代表团还参观了北京燕京啤酒集团公司、青岛海尔集团公司、上海宝山钢铁集团公司等我国的一些大、中型企业,看到了我国企业的发展情况和今后的奋斗目标,代表团的每一位成员都深深被中国经济发展的速度和中国人民的热情友好所感动,连续搞了11年的学术交流,还要坚持下去,并且要越办越好。

 


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本文选自温州一枝笔写作事务所:专业代写毕业论文-致力于医学论文职称论文代写代发论文(责任编辑:yzbcc)
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