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官僚体制视阈下县级图书馆管理工作审视

【摘要】官僚体制是现当代盛行的组织体制,是任何一种组织都采用的一套通行体制。我国县级图书馆在数量上具有一定的规模,但是在发展上却存在着诸多问题,前景不容乐观。从官僚体制入手,了解现代县级图书馆的工作特性,在官僚制合法性与合理性约束的基础上,寻求县级图书馆的发展、创新之路,提高县级图书馆的服务率与满意度,使县级图书馆在图书馆网中发挥积极的作用。

关键词:官僚体制 县级图书馆 合法性 合理性
 AbstractBureaucracy is the popular system of organization, and any organization with a set of traffic system. In the number of county libraries have a certain scale, but there are many development problems, the outlook is not optimistic.Starting from the bureaucracy to understand the operating characteristics of the modern county libraries, and based on the legitimacy and rationality of bureaucracy to development of county libraries, and innovation, to improve the rate of county library service and satisfaction, in order to the make the county libraries play an active role in the library network to.
Key wordbureaucracy; county libraries; legitimacy; rationality
 
德国社会学家、经济学家,马克思·韦伯提出的官僚制是现代组织普遍运用的体制。官僚制又称科层制,是一种“逐层分级,统一管理”运作模式。官僚制适用于公共部门,也适用于私营部门,体现了现代管理的合法化与合理化的追求。县级图书馆的各项管理工作同样呈现官僚体制的特征,由于地区、经济等原因,县级图书馆始终处于缓慢发展的进程中,这就更加要求县级图书馆开展各项工作之时,需建立在“合法”与“合理”这对概念的基础之上。但是官僚体制也有其存在的局限性,现代社会发展进程的加快,促使县级图书馆这一科学文化事业单位,要转变观念、实事求是、创新发展,依据自身的工作现状合理规划适合县级图书馆发展的路径。
 
一、官僚体制下的县级图书馆工作特性
官僚制的鲜明特征决定了县级图书馆工作的相应特征,以官僚体制为基点,了解县级图书馆的管理本质与组织特征。官僚制的特征包含六个方面:规则化、等级化、技术化、专业化、职业化、非人格化。
官僚制首先体现的就是职责分工,权力分工,在分工基础上的专业化实践。通过明确的分工,使每个人都明确自身的价值,认识到自身的权力与责任,依照各种章程,对所从事的工作负责并享有一定的行使权利。其次,官僚制体现的是一种严格的等级划分,其目的是保证分工下的合理,最终目的是要符合整体目标的实现。只有使组织中的个体认清其所处的地位,知道按照谁的指示办事,知道将信息传递给何人,按位负其责,才会形成一种严格的管理体系,避免越级行事,出事推卸的状况发生。再次,技术化是建立在相关文件(案卷)基础之上的,非人格化的管理是追求公平与效率的最佳途径。最后,专业化、职业化的分工也是官僚制理性价值的体现,这要求不同类型的人才要分配在不同的岗位,以确保各岗位人员发挥专业优势。
官僚制要求根据固定的薪酬制度和人员地位为工作人员分发酬劳薪金。工作人员根据不同等级,不同职位定期的拿到相应酬劳,体现了官僚制在运行上的合理性。但是在市场经济迅速蹿红的今天,每个人都会争取自己的利益。这一点在私营企业中表现尤为突出,而这正是县级图书馆所欠缺的。有些图书工作者人员即使庸散做事,也会定期拿到丰厚的薪水,这在客观上要求档案工作部门要将奖惩与激励共同作用于工作人员。人都是需要激励的,对人实施有效的激励,能使个体的内在能量充分地释放出来,推动人们去争取,去奋斗,不断的用高标准严格要求自己,完善自我。官僚制特征所体现的理性价值在后文会做详细描述。
 
二、县级图书馆管理合法性的审视
图书馆管理要培养对其存在意义的普遍信念,这种信念也就是其存在的合法性。图书馆管理的目的是为广大读者服务,使读者满意,这也是图书馆管理的意义所在。图书馆内部所有员工对这一主旨应存在着高度的认同性。而对于图书馆来说,这一主旨是必要的,也是唯一的,其是必要正当的。官僚制的合法模型存在三种:个人魅力型、传统型和法理型权威。个人魅力型是对伟人的信服,建立在个人崇拜的理念上;传统型的统治是对历史的继承,建立在统治者的合法性之上;法理型权威是对章程的信服,建立在法规与法令的基础之上,显然,韦伯所建立的官僚制是倾向于法理型权威的。合理合法权威在现代社会中占主导地位。
1.县级图书馆机构设置的合法性。由于我国县级图书馆整体上看,规模较小,人员偏少,因此,县级图书馆管理结构简单,始终以馆长为核心设置行政机构。然而,这并不代表着馆长以其自身所处的优势地位滥用职权,目无法纪。实际上,馆长需根据上级所授予的职权范围,合理的进行计划、组织、协调、控制等各项管理活动,同时兼顾下级,行使任免、调动、奖惩等相关决定。对于县级图书馆来说,馆长是政府意志的体现,是政策的实施者。
从纵向上看,县级图书馆大多采用馆长——副馆长——书记——副书记——督导员——馆长助理的领导结构[4],各方领导依赖于上级授权,实施管理,这是科层制管理体制的真实体现,具有其存在的合法性,充分调动各层领导的积极性,加强中层领导的责任意识,树立上下兼顾的管理理念。从横向上看,县级图书馆分工明确,行政事务部门——主要包括后勤、财会、人资等部门;读者服务部门——主要负责阅览、外借、采编等相关工作;信息情报部门——负责基层馆指导、地方调研、咨询、参考等服务。各个部门相互协调、相互运作带动以县级图书馆为核心的网络体系,体现全员参与的重要性,强化员工责任,最大程度的激发员工创造性的发挥。
2.县级图书馆管理工作的合法性。县级图书馆的管理工作一方面指对人的管理,另一方面指对资源的管理。人是组织活动最活跃、也是最重要的因素,机构由人来组建、体制由人来构成、管理职责靠人来实现,严格按照人事聘用制度、公开招聘制度吸收创新型、复合型图书馆专业人才。总体上看,县级图书馆人才相对匮乏,现有的人力资源呈现老龄化、非专业化趋势,因此,县级图书馆在人力资源的管理上,坚持吸收、引进的原则,为现有员工提供专业培训及讲座,加强员工的理论知识,建立以元老员工带动新生员工、鼓动新员工发散思维、创新理念的人才培养体系。
另一方面,县级图书馆馆藏资源欠缺,类型较少,数量有限。但是在资源管理上,始终坚持集中统一管理的原则,合理使用各项专用资金,增加馆藏种类与数量,加强基础设施的建设,吸收和鼓励各方力量兴办综合性县级档案馆。按照《中国图书馆分类法》整合图书馆资源,建立覆盖社区、乡镇、农村的图书馆网络;充分利用各种载体形式资源,开展多媒体教育、网络宣传等活动,吸引更多读者到馆借阅,提高县级图书馆利用服务率;支持基层图书馆建设,开展送书下乡、农村书院等资源共享工程。
3.县级图书馆服务工作的合法性。图书馆是国家科学文化事业单位,是国家的知识宝库,肩负着保护国家智力成果及满足社会各方面知识补给的重任,图书馆管理的最终目的是为社会及全民服务。县级图书馆的服务对象主要是县镇居民及所管辖农村村民,这其中相当一部分群众文化知识水平较低,无法与城市居民相媲美,因此,县级图书馆工作者要树立主动服务的理念,坚持“走出去、请进来”的服务意识。《图书馆服务宣言》是每位图书工作者应遵守的誓言:以公益服务为基本原则,以读者为一切工作的出发点;图书馆向所有读者提供平等服务;图书馆以建设学习型社会为己任;图书馆以服务创新应对时代的挑战;.图书馆开展文献信息资源共建与共享;图书馆在服务中体现人文关怀;图书馆人与一切关心图书馆事业的组织和个人真诚合作。
 
三、县级图书馆管理合理性的审视
图书馆管理具有其天然的复杂性。这样就要求图书馆管理必须系统化的进行,系统化的内核在于其手段和程序的可计算性。合理性包含两种形式即形式合理性(或工具合理性)和实质合理性(或价值合理性)。韦伯指出:“官僚体制是‘理性’性质的:规则、目的、手段和‘求实的’非人格性控制着它的行为。”[1]这正体现了韦伯官僚制的工具理性的存在,但是官僚制并非无价值理性,权责的划分,专业化的分工,等级的服从关系从本质上都体现了官僚制的价值理性。这就要求档案工作客观上要做到规范化、制度化、落实责任制,实行非人格化管理。
1.价值理性的体现。也称实质理性,是本质的体现,简单地说,价值理性所关注的是那些具有实质的、特定价值理念的行为合理性,体现的是人对价值问题的思考,是合目的性的探索。从总体上看,首先,图书馆具有保存人类文化遗产的价值。图书馆广泛全面的收集人类在社会实践活动的有关记录、文字,收集、加工、整理,使其系统性地长存下来。其次,图书馆具有社会教育的价值。现代技术的进步、科学技术的发展,使得知识更新异常迅速,图书馆丰富的馆藏资源为不同需求的读者提供借阅服务。再次,图书馆具有传递信息情报的价值。图书馆收集了国内外各专业、各学科、各领域、各学派、各层次、各类型的文献资料,是国家、社会及公民重要情报资料的来源地。
县级图书馆有着更为独特的价值观,县级图书馆是政府和文化部门加强农村建设的根基,是国家图书馆网建设的重要环节,是“送书下乡工程”、“全国文化信息资源共享工程”的中转站。县级图书馆收藏适合广大城镇居民、乡村农民的自然科学、社会科学、农业技术、历史文化知识、文学艺术作品,同时兼顾收藏适合中等文化水平的学术著作。其次,县级图书馆除了开展馆内书目阅览的同时,还要利用适量的时间到农村、到基层开办知识普及讲座、适应现代或当季的知识宣传活动,大力提高城镇、乡村居民的综合素质。最后,县级图书馆要积极辅助、指导流通借书办、社区图书站等一系列基层图书服务机构的建立,开展方便读者借阅的服务,提供适合读者阅览的读书环境。
2.工具理性的体现。韦伯指出,实质合理性是传统社会秩序的本质特征,而现代社会的发展则要求从实质合理性走向形式合理性。所以,合理性最终都将归结为形式合理性。形式合理性是指合乎工具理性原则的科学性,它是一种纯形式的客观的、不包括价值判断的思维方式和立场,其主要表现是手段和程序的可计算性。
县图书馆管理的标准化、制度化是县级图书馆必要措施。县级图书馆的服务对象主要是城镇居民、农村居民,肩负着农村建设的重任。从这一层面上讲,县级图书馆管理的标准化与制度化就显得尤为重要了。县级图书馆既要加强自身体系建设,又要统筹城乡图书馆网络发展,自身的建设既是基层图书室所要参照的标例,制定完备的县级图书馆工作标准体系和管理制度就迫在眉睫了。利用相关法律、法规、制度、条例等文件加强县级图书馆标准化、制度化的确立,是确保县级图书馆发展级城乡图书馆网络体系的根本前提及必要条件。
非人格化的管理是县图书馆管理的重要方式。非人格化是指,在管理过程中,避开纯粹的感情因素,客观的按照有关规定开展各项工作。在这个追逐公平与效率的社会,非人格化的管理就势在必行。图书馆的本质属性——藏用性,县级图书馆的馆藏资源并不是十分丰厚、人员配备并不充裕、资金投入稀之甚少,在这种外援资源不足的前提下,图书馆工作人员要严格按照相关制度标准及管理条例规范自己,强化自身服务意识,为自己所处的职位负责。但是,非人格化并非指非人性化,在图书馆管理中是否定非人性的存在的,人,是社会事务运作的主体,一切的规章制度也都是由人来制定的。在图书馆管理中,要充分考虑人的思想因素,制定符合大多数人的管理理念与方法,确保大多数人的思想统一。
在韦伯所倡导的理性化组织中,价值理性是工具理性的精神动力,工具理性是价值理性的实现手段,二者是合目的性与合规律性的有机统一。工具理性是要满足价值理性的内在需求,工具理性的行使与运用离不开价值理性的指导,如何使受用者带来最大的价值与意义是工具理性设计中所要考虑的重要问题,从表面上看,工具理性体现的是形式合理性,但从实质上看,也充分体现了价值合理性。县级图书馆无论在形式上采取何种措施、工作中采取何种手段,其最终目的是充分利用县级图书馆现有的人、财、物等相关资源,满足最广大读者的需求,为加快农村、城镇建设、培养社会主义现代化人才、建设社会主义新农村服务。
 
四、县级图书馆管理工作之创新
官僚体制是一种理想类型的组织体制,是以“分部——分层、集权——统一、指挥——服从”等为特征的组织形态[2],是合法与合理的具体体现,然而社会的进步与知识的共享及现代化进程的加快,使得官僚制受到了质疑,其严密的等级及强制制度,阻碍了个体创造性的发挥;其过于强调机械性的组织体制,忽略了组织内部的动态运作过程,缺乏组织应有的竞争与评价机制。图书馆在进行各项活动时,尤其是县级图书馆,要建立一套符合自身现状的管理体制,汲取官僚制及新公共管理运动之所长,完善县级图书馆管理体系。
1.确立岗位目标责任制,强化图书工作者责任意识。对本岗位尽责,每个不同的岗位都有不同的规章制度及要求来加强岗位人员的责任使命。最终实现组织整体的统一,提高组织运作的效率。落实责任制是官僚制的具体体现,官僚制提倡的是权责分工明确,目的就是使组织中的人员与自身岗位融为一体,岗位的责任即自身的责任,只有先对自己的岗位负责,才能对整个组织负责,责任是每个岗位、每个成员无法逃避的事实。通过这种责任机制可以有效推动组织成员履行自身职责,进而获取利益,实现主体价值。县级图书馆必须落实责任制,是官僚制的特殊要求,是保证县级图书馆高效服务的基石。只有落实责任制,才能促进图书馆工作人员功能的发挥,以保证县级图书馆的整体有序的进行,最终满足官僚下管理的有效运行,同时也能起到规范县级图书馆的作用。
2.建立评价、竞争、竞争、监督机制,提升图书工作者主动创造性。评价机制是县图书馆管理者最为重要的工作内容,制定合法合理的评价体系,是其他各项工作顺利开展的保障,有效的评价可以对图书工作者做出正确的判断、决策;奖与惩二者对立统一,缺一不可,制定不同的激励政策,满足各层次各部门图书工作者的不同需求,不同层次的员工需求也不尽相同,要因人而异制定不同的奖惩制度,激励员工潜能的有效发挥;而竞争是生存的手段,是发展的动力,是进步的源泉,正是这种残酷的竞争才能促进人创造性的发挥;目前县图书馆的主要监督主体仍然是馆长及各部门负责人,缺少社会监督及读者监督。县级图书馆的服务范围及其有限,适时的开展群众监督并非难事,却是非常必要的,图书馆是科学文化事业单位,最终是满足广大读者的需求,读者的反馈与建议对县级图书馆的发展起着至关重要的作用。因此,建立系统的体制机制是县级图书馆开展有效服务的内在需求。
3.完善以《图书馆法》为基石的各项规章条例,加强硬性管理制度。目前图书馆领域最为欠缺的便是法制体系建设,我国尚未有一部成型的国家图书馆法,仅仅停留在地方法规层次,然而图书馆的相关法律、法令、制度、规章、条例都是图书馆进行管理的手段。韦伯的官僚体制最为提倡的也是命令—服从的合法性。这里的法所指的并非个人的“法”,而是建立并完善以《图书馆法》为本的各项法律、法规制度等硬性政策。县级图书馆要遵循中央机关、地方政府、县级政府等相关部门制定颁发的有关法规政策,同时也要在县图书馆内部制定符合《图书馆法》规定的、适合本图书馆内部发展的相关制度规定。这一类规章制度尤其重要,县图书馆肩负着农村建设、农村教育的重要责任,适合本县镇的图书馆管理条例是县图书馆网及发展农村教育的根本。
4.营造良好的图书馆文化氛围,发挥软制度管理效用最大化。县级图书馆文化氛围包括图书馆工作文化氛围、图书馆服务文化氛围两个方面。目前,县级图书馆馆藏资源的利用率较低,一方面由于地区限制的原因,主要包括资金投入不足、设施设备落后、馆藏资源欠缺等方面[3];另一方面则是县图书馆工作者业务素质较低、工作状态不稳定。县级图书馆规模小,管理层次简单,加大县级图书馆的资金投入,补充馆藏资源,吸引更多的读者,以不同形式开展图书服务工作、出版不同载体的馆藏资源索引,适应千变万化的时代需求。另外,对图书馆工作者加强职业道德的培训,建立青年工作者团队,青年工作者易于接受、理解和消化新事物、新理念,是县级图书馆服务创新的主力军。县级图书馆应本着“主动服务”的工作理念,主动举办展览、讲座等形式的县级文化活动,主动到社区、乡、村开展知识普及宣传活动,有条件的县级图书馆还可利用网络平台,开展各种网络咨询、预约、在线阅览等服务。
县级图书馆无论从理论层面,还是实践层面,都无法与国家级、省市级图书馆相提并论,但是却在图书馆网中占有重要位置,县级图书馆要建立官僚体制领导班子,利用现有资源及服务体系,在合法及合理的基础上发展创新,开辟适合县级档案馆组织运作的新路径,跟上社会进步及现代化建设的步伐。
 
参考文献:
[1] 马克斯·韦伯. 《经济与社会》下卷[M]. 商务印书馆. 1998年
[2] 雷成群. 《官僚制的现代性视角分析》[J].管理纵横.P1-3
[3] 赖彦.《对当前我国县级图书馆发展存在问题的几点思考》[J].图书馆工作研究.2010年第20卷第22期.P58-60
[4] 马捷.《县图书馆模式论》[J].图书馆学刊.1988年第4期.P51-55
[5] 欧建华.《整合文化资源构建县级图书馆公共文化服务体系》[J].图书馆理论与实践》.2011年第1期.P97-99申明:本论文版权归原刊发杂志社所有,我们转载的目的是用于       学术交流与讨论,仅供参考不构成任何学术建议。
 

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本文选自温州一枝笔写作事务所:专业代写毕业论文-致力于医学论文职称论文代写代发论文(责任编辑:yzbcc)
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